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Novo Procedimento de Processo de Compras

Modalidade: Licitação ou Dispensa de Licitação

Licitação
1. Toda Solicitação de Compra e Serviço (SCS) deverá ser recebida pela Gerência de Compras (GCO);

2. GCO após cotações abre Processo de Compra (PC);

3. GCO envia PC para a Gerência de Controladoria (GDC-Contabilidade) para consulta e Reserva Orçamentária (NR) no Sistema de Orçamento e Finanças (SOF) da PMSP.
O sistema SOF, utilizado pela PMSP, é um sistema informatizado de contabilidade que registra e controla toda a execução orçamentária, financeira e patrimonial, em tempo real;

4. Uma via da NR é encartada pela Contabilidade ao PC e devolvido a GCO para iniciar o processo de Licitação;

5. Área gestora da SCS aprova contratação licitada, encarta a autorização de contratação da empresa e despacho autorizatório com programação de utilização da verba, devolvendo PC a GCO;

6. GCO inclui o contrato no sistema SOF e gera um Número de Referência (NRF) do sistema SOF;

7. GCO envia o PC para Contabilidade para emissão da Nota de Empenho (NE), conforme programação no despacho autorizatório do gestor, encarta uma via da NE no PC, devolve para GCO, para procedimentos finais,que devolve para a área de custódia;

8. Os Atestados de Liquidação e Pagamento (AELP) a ser encaminhado a GDC para pagamentos da NE, deverá ser em 2 (duas) vias, devendo a via original estar acompanhada do documento fiscal;

9. Toda AELP deverá conter o Número do Contrato, nº do PC, nº Referência SOF, nº da Nota de Empenho além dos dados do Protheus-Totvs e demais dados usuais;

10. As duas vias da AELP deverão ser encaminhadaspara GDC-Setor Fiscal, que fará as vinculações dos pedidos e medições Totvs e encaminhará para a Contabilidade;

11. A Contabilidade incluirá a NF anexa ao AELP no sistema SOF, gerando duas vias da NLP;

12. As duas vias da AELP +NLP serão encaminhadas para o Contas a Pagar para programação do pagamento pela Tesouraria;

13. Após pagamento, a Tesouraria devolverá a área gestora cópia da AELP recebida, juntamente com cópia da NLP, para que encartem ao PC sob sua custódia;

14. A via original da AELP e seus documentos fiscais serão retidos para controle da Tesouraria.

Dispensa de Licitação
1. GCO recebe a SCS enviada pela área solicitante;

2. GCO faz a abertura do PC e pesquisa de mercado utilizando o sistema de disputa do Banco do Brasil – BB;

3. Diretoria Financeira – DAF aprova a Autorização do Serviço ou Ordem de Compra e o despacho autorizatório para a Reserva e Empenho da verba;

4. GCO inclui o contrato no sistema SOF e gera um número de referência (NRF);

5. GCO envia o PC para a GDC-Contabilidade, com o despacho autorizatório, para emissão da Nota de Reserva e Nota de Empenho;

6. Após todos os procedimentos, a GCO devolve PC para custódia da área gestora;

7. AELP será igual aos itens de 08 a 14 anteriores.

Obs.:
As Solicitações de Pagamento – SP, serão tratadas em reunião de Diretoria a ser promovida pela Gerência de Controladoria – GDC.

Novo Procedimento Processo de Compras

Empenhamento de Contratos

Tendo em vista o prazo estipulado no Decreto 59.171, informamos aos gestores que a data  limite para empenho dos contratos, já existentes, a serem liquidados durante o ano de 2020 será aceito na GDC até o dia 10/02/20.

Solicitamos a todas as áreas, o envio dos processos de pagamento apartados ou não, com o despacho autorizatório e cronograma mensal do desembolso estimado ou fixo para 2020.

Não será possível empenhar nenhuma despesa de competência retroativa após a data limite do decreto.

Não será aceito nenhum documento fiscal anterior ao empenho.

Conforme Artigo 48º do Decreto nº 59.171, de 10 de Janeiro de 2020, que segue:

“As notas de empenho processadas até o dia 14/02/20, excepcionalmente, produzirão efeitos retroativos à data de inicio da realização da despesa, desde que a referida data esteja inserida no período de indisponibilidade do Sistema de Orçamento e Finanças – SOF e o despacho autorizatório do titular da unidade orçamentária tenha sido exarado antes do inicio da vigência da despesa.”

CI GDC 013 – Todas Áreas – RETIFICADA

 

Mudanças quanto ao caixinha das áreas

A Controladoria da SPTuris deu início às mudanças na forma de execução das despesas contábeis, para adequar as normas internas ao controle orçamentário exigido pela Prefeitura. A partir de janeiro de 2020, o Fundo Rotativo, popularmente conhecido como “caixinha”, será denominado de “Adiantamento”, com valores disponíveis exclusivamente para desembolsos estipulados em Nota de Empenho, e limitados às despesas para as quais não havia previsibilidade.  A utilização desses recursos deverá ser feita em 30 dias, com recolhimento do saldo não utilizado. A implantação desse novo sistema será submetida à Diretoria Executiva e apresentada aos colaboradores.

Novo processo para pagamentos e despesas

Prática passa a fazer parte do regime do novo sistema de orçamento e finanças da empresa

Em 2020 a SPTuris passa a ter um novo tipo de regime contábil, em que se torna dependente da Prefeitura de São Paulo. Na prática, a empresa passa a ter de trabalhar com orçamentos previstos e antecipados, para não ultrapassar o provisionado no sistema orçamentário e financeiro da PMSP.

A mudança, entretanto, obriga a SPTuris a criar procedimentos internos para efeito de contabilidade. A realização de compras, seja por meio de licitação ou com dispensa, precisa ter um processo físico, aberto por meio de CI e protocolado, que discrimine detalhadamente a necessidade do item, para a geração de uma nota de empenho e, finalmente, o pagamento da despesa.

Cada processo deve ser aprovado pelo diretor da área solicitante. Insumos e produtos de consumo, assim como despesas trabalhistas, tarifas bancárias e custos fixos (como água, luz, telefone etc) estão agora sujeitos à abertura de processo e a todo o trâmite contábil (discriminado por lei), para que sejam efetuados.

“As despesas que devem ser realizadas por meio licitação ou com a dispensa devem ter o processo aberto com a pasta amarela ou laranja. Aquelas que não precisam de licitação, como água e luz, devem ser feitas na pasta azul”, esclarece José Benedito, gerente de Controladoria da SPTuris.

Confira abaixo um breve passo a passo do procedimento para compras com licitação ou com a dispensa de licitação e os formulários de Comunicação Interna e Despacho que devem ser preenchidos.

Passo 1: A área encaminha a Solicitação de Compras para a GCO proceder com a abertura do processo (pasta amarela ou laranja).

Passo 2: Para processos licitatórios, a Gerência de Compras faz a pesquisa de preços com quadro comparativo e solicita à Gerência de Controladoria manifestação sobre recursos financeiros (reserva de verba).

Passo 3: Abertura de licitação, homologação e contratação para processos de licitação.

Passo 4: Envio à GDC para emissão da nota de empenho.

Passo 5: Gerência de Compras encaminha contrato para a origem dar “ordem dos serviços/fornecimento”.

Passo 6: Executado os serviços/fornecimento, o processamento do pagamento deverá obedecer a algumas normas e a Gerência de Controladoria processa o pagamento.

As compras e pagamentos que dispensam o processo de licitação também devem ser feitas por processo. Além de ser com uma pasta azul, os trâmites são um pouco diferentes. Veja o passo a passo:

Passo 1: Abertura de processo administrativo (azul – protocolo).

Passo 2: Elaborar despacho solicitando a realização da despesa e o empenho (podendo ser mensal ou estimado para o ano todo).

Passo 3: O diretor da área assina o despacho para realização da despesa e emissão de nota de empenho.

Passo 4: A Gerência de Controladoria emite a nota de empenho e devolve à origem para providências quanto aos pagamentos.

Passo 5: A origem encaminha à Gerência de Controladoria o processo com as SPS e notas para pagamento (serão duas vias as quais a cópia deverá ser encartada e o original será enviado na contracapa do processo).

Passo 6: A Gerência de Controladoria processa o pagamento.

Foto: Heverton Nascimento/SPTuris
Foto: Heverton Nascimento/SPTuris
Foto: Heverton Nascimento/SPTuris

Implantação do novo sistema SOF

Devido à implantação do novo sistema SOF, informamos que, a partir de amanhã (16/01/2020), todas as Solicitações de Compras emitidas, assinadas pelo responsável e diretor da área, deverão ser enviadas primeiramente à Gerência de Compras e Contratos (GCO).

A GCO, por sua vez, após pesquisa de preço/ dispensa de licitação eletrônica, encaminhará o processo à Gerência de Controladoria para verificar a existência de recursos orçamentários e efetuará a Nota de Reserva para que se possa prosseguir com o Processo de Compras.

Fundo Rotativo e reembolso de despesas

Os gestores de Fundo Rotativo que possuem saldos remanescentes do exercício de 2019 poderão utilizar tais valores até exaurir o saldo.

Ao final dos valores utilizados, por gentileza, prestar contas com as devidas notas de comprovação.

Não serão feitos novos caixinhas até adequação às novas regras do Sistema de Orçamento e Finanças (SOF) da Prefeitura de SP.

SPTuris passa a ter novo regime contábil em 2020

Empresa será dependente da Prefeitura de São Paulo com subvenção prevista no orçamento municipal

A SPTuris é uma empresa privada com ações na Bolsa de Valores. A Prefeitura de São Paulo é a acionista majoritária, dona de aproximadamente 97% dessas ações e, nos últimos anos, tem aportado recursos para a São Paulo Turismo. Mesmo com o esforço de todos para a diminuição do déficit, ano a ano, a previsão orçamentária para 2020 é de R$ 217 milhões (se aprovada na Câmara Municipal), dos quais R$ 194 milhões devem ser gerados pela própria empresa. Com isso, no próximo ano, a projeção é de que ainda tenhamos um déficit corrente de R$ 23,7 milhões.

Assim, a partir do próximo ano, a SPTuris passa a também ser regida pela Lei 4.320/64, de elaboração de orçamento e balanços, como empresa dependente da Prefeitura de São Paulo.

“Na prática, a SPTuris passa a ser obrigada a fazer a contabilidade pública, baseada na Lei 4.320/64, e a Prefeitura não fará mais aporte de capital para equilibrar as contas. Ela fez uma previsão orçamentária para 2020 e a gente passa a receber o capital como subvenção do Tesouro Municipal”, explica José Benedito, gerente de Controladoria da SPTuris.

A empresa deve atingir os R$ 194 milhões com o retorno de grandes feiras que já foram realizadas no Anhembi, mas que, por conta de problemas de ordem de manutenção e relação contratual, acabaram deixando a SPTuris nos últimos anos. A reforma do telhado do Pavilhão e outras ações devem garantir esse retorno.

“Teremos de realizar gastos e investimentos emitindo a nota de empenho para, só então, ter disponível o capital para a execução do trabalho”, explica José Benedito. “No Carnaval, por exemplo, para contratar banheiros químicos, será preciso fazer a nota de empenho, depois a nota de reserva, para só então realizar o gasto. Se não houver saldo, ou seja, se já estiver esgotado o total previsto para banheiros químicos, não poderá ser feito o gasto”, finaliza.

O que muda

-Maior controle do município sobre as atividades da SPTuris.

-O processo de compras e contrações necessita de Nota de Empenho e Nota de Reserva para emissão da Nota Fiscal.

-Execução orçamentária pública mais detalhada em termos de despesas.

-Execução tem de ser mais bem planejada e com maior controle interno.

O que não muda

-Regime de Contrato de Trabalho permanece CLT.

-Contabilidade Privada, da Lei 6.404/76, continua sendo necessária.

-Relação com as empresas prestadoras de serviços à SPTuris.

-Fiscalização externa, como TCM, auditorias e outros.

 

Por Heverton Nascimento/ SPTuris

Uso do aplicativo de transporte 99

Como já é de conhecimento de todos, a SPTuris oferece o uso do aplicativo de transporte 99 para locomoção dos funcionários que participam de reuniões e eventos profissionais em ambiente externos à empresa.

Os colaboradores que fazem constante uso do app para estas ocasiões necessitam de autorização da Chefia de Gabinete. Se este é o seu caso e você ainda não possui esta autorização/cadastro, por gentileza, procure sua gerência/diretoria para solicitar a devida autorização e, posteriormente, o “de acordo” da Chefia de Gabinete.

Lembramos que o uso do app deve obrigatoriamente conter o campo de justificativa da corrida corretamente preenchido com o local de destino e breve descritivo do compromisso realizado, conforme as telas do exemplo abaixo:

 

Alguns pontos importantes a ressaltar:

  • O uso do app é exclusivo para atividades profissionais em representações pela SPTuris.
  • São casos excepcionais o uso do app por colaboradores que estejam trabalhando, com autorização da chefia imediata, em horário entre 22h e 5h, ou nos sábados, domingos e feriados, desde que com prévia e expressa autorização da Chefia de Gabinete.
  • O trajeto casa/trabalho/casa com uso do app não é permitido a nenhum funcionário, exceto em casos estritamente pontuais de extrema necessidade profissional, desde que com prévia e expressa autorização da chefia imediata e da Chefia de Gabinete.
  • É responsabilidade de todos os usuários obedecer às vedações da portaria, sob pena de responsabilidade funcional e ressarcimento de eventual prejuízo à empresa.

Ligações para fora de São Paulo

A GTI comunica que a SPTuris possui contrato com a operadora de telefonia Vivo para ligações telefônicas.

Ante o exposto, foi pedido que se utilize o prefixo “15” ao fazer ligações para fora de São Paulo, com o intuito de evitar despesas desnecessárias.

Exemplo Chamadas Interurbanas:
Disque 0 + 15 + DDD + número de telefone (fixo ou celular).