Novo processo para pagamentos e despesas

Prática passa a fazer parte do regime do novo sistema de orçamento e finanças da empresa

Em 2020 a SPTuris passa a ter um novo tipo de regime contábil, em que se torna dependente da Prefeitura de São Paulo. Na prática, a empresa passa a ter de trabalhar com orçamentos previstos e antecipados, para não ultrapassar o provisionado no sistema orçamentário e financeiro da PMSP.

A mudança, entretanto, obriga a SPTuris a criar procedimentos internos para efeito de contabilidade. A realização de compras, seja por meio de licitação ou com dispensa, precisa ter um processo físico, aberto por meio de CI e protocolado, que discrimine detalhadamente a necessidade do item, para a geração de uma nota de empenho e, finalmente, o pagamento da despesa.

Cada processo deve ser aprovado pelo diretor da área solicitante. Insumos e produtos de consumo, assim como despesas trabalhistas, tarifas bancárias e custos fixos (como água, luz, telefone etc) estão agora sujeitos à abertura de processo e a todo o trâmite contábil (discriminado por lei), para que sejam efetuados.

“As despesas que devem ser realizadas por meio licitação ou com a dispensa devem ter o processo aberto com a pasta amarela ou laranja. Aquelas que não precisam de licitação, como água e luz, devem ser feitas na pasta azul”, esclarece José Benedito, gerente de Controladoria da SPTuris.

Confira abaixo um breve passo a passo do procedimento para compras com licitação ou com a dispensa de licitação e os formulários de Comunicação Interna e Despacho que devem ser preenchidos.

Passo 1: A área encaminha a Solicitação de Compras para a GCO proceder com a abertura do processo (pasta amarela ou laranja).

Passo 2: Para processos licitatórios, a Gerência de Compras faz a pesquisa de preços com quadro comparativo e solicita à Gerência de Controladoria manifestação sobre recursos financeiros (reserva de verba).

Passo 3: Abertura de licitação, homologação e contratação para processos de licitação.

Passo 4: Envio à GDC para emissão da nota de empenho.

Passo 5: Gerência de Compras encaminha contrato para a origem dar “ordem dos serviços/fornecimento”.

Passo 6: Executado os serviços/fornecimento, o processamento do pagamento deverá obedecer a algumas normas e a Gerência de Controladoria processa o pagamento.

As compras e pagamentos que dispensam o processo de licitação também devem ser feitas por processo. Além de ser com uma pasta azul, os trâmites são um pouco diferentes. Veja o passo a passo:

Passo 1: Abertura de processo administrativo (azul – protocolo).

Passo 2: Elaborar despacho solicitando a realização da despesa e o empenho (podendo ser mensal ou estimado para o ano todo).

Passo 3: O diretor da área assina o despacho para realização da despesa e emissão de nota de empenho.

Passo 4: A Gerência de Controladoria emite a nota de empenho e devolve à origem para providências quanto aos pagamentos.

Passo 5: A origem encaminha à Gerência de Controladoria o processo com as SPS e notas para pagamento (serão duas vias as quais a cópia deverá ser encartada e o original será enviado na contracapa do processo).

Passo 6: A Gerência de Controladoria processa o pagamento.

Foto: Heverton Nascimento/SPTuris
Foto: Heverton Nascimento/SPTuris
Foto: Heverton Nascimento/SPTuris